Wszystkie teksty umieszczane na Linkedin lub naszych stronach internetowych są naszą opinią. Prosimy nie traktować ich jako porady prawnej w konkretnej sprawie, ponieważ konkretna sprawa zawsze wymaga indywidualnej analizy.
23 grudnia 2021 roku Urząd Komisji Nadzoru Finansowego sprawił firmom inwestycyjnym prezent – wydał Stanowisko w sprawie utrwalania kontaktów z klientami [1]. Dokument został opracowany w związku z pakietem MIFID II. Art. 16 dyrektywy 2014/65/UE [2], mając na celu ochronę inwestorów w relacji z profesjonalnymi uczestnikami rynku, stanowi podstawę obowiązku rejestrowania przez firmy inwestycyjne kontaktów z klientami.
W polskim systemie prawnym implementacją tego obowiązku jest art. 83a ust. 3h i ust. 4 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi [3]. Ponadto zgodnie ze Stanowiskiem w ramach realizowania obowiązków rejestrowania kontaktów z klientami firmy inwestycyjne powinny brać po uwagę art. 72-76 rozporządzenia 2017/565 [4] oraz wyjaśnienia zawarte w Q&A ESMA [5].
Stanowisko adresowane jest do firm inwestycyjnych, niemniej powinny je brać pod uwagę także banki prowadzące działalność maklerską. W przypadku tych drugich UKNF zwraca uwagę na wyzwania wynikające z przypadków kontaktu z klientem w celu sprzedaży produktów inwestycyjnych i produktów bankowych, nieobjętych regulacjami wskazanymi powyżej lub tzw. sprzedażą krzyżową. Ponadto firma inwestycyjna powinna zapewnić, że zgodnie ze Stanowiskiem realizowane jest także świadczenie usług przez agenta.
[1] Stanowisko Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego w sprawie utrwalania kontaktów z klientami firm inwestycyjnych z 23 grudnia 2021 r. [2] Składająca się na pakiet MIFID II Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/65/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie rynków instrumentów finansowych oraz zmieniająca dyrektywę 2002/92/WE i dyrektywę 2011/61/UE. [3] Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. 2021, poz. 328 z późn. zm.). [4] Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2017/565 z dnia 25 kwietnia 2016 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE w odniesieniu do wymogów organizacyjnych i warunków prowadzenia działalności przez firmy inwestycyjne oraz pojęć zdefiniowanych na potrzeby tej dyrektywy. [5] European Securities and Markets Authority questions and Answers on MiFID II and MiFIR investor protection and intermediaries topics,
Stanowisko obejmuje najważniejsze zagadnienia określające jak firmy inwestycyjne powinny wykonywać nałożone na nie obowiązki w zakresie komunikacji z klientami, jak również umożliwiać organowi nadzoru kontrolę tego obszaru. Niemniej, jak podkreśla UKNF, Stanowisko nie jest wyczerpujące.
Obowiązek utrwalania kontaktów z klientami – także tymi potencjalnymi – firm inwestycyjnych dotyczy zarówno kontaktów bezpośrednich, jak i przeprowadzanych za pomocą środków komunikacji na odległość. Na firmach inwestycyjnych ciąży zatem obowiązek rejestrowania, przechowywania i archiwizacji wszelkich dokumentów, nagrań rozmów telefonicznych, korespondencji elektronicznej oraz innych informacji sporządzanych, przekazywanych lub otrzymywanych w związku ze świadczonymi usługami maklerskimi – co istotne – bez względu na to, czy w wyniku tych działań dojdzie do świadczenia usługi. Urząd wskazuje także na obowiązek i zasady informowania klientów o fakcie nagrywania lub zapisywania i przechowywania rozmów lub korespondencji.
Stanowisko zawiera katalog przypadków podlegających obowiązkom oraz wyłączenia. Określa w jaki sposób i w jakim zakresie materiał powinien być rejestrowany, a następnie przechowywany i archiwizowany. Co ważne – archiwizacja może zostać powierzona podmiotom trzecim, jednak proces taki obejmie reżim outsourcingu, pociągając za sobą wszelkie związane z tym konsekwencje regulacyjne.
UKNF zwraca także uwagę na odpowiednie zabezpieczenie zapisanych danych (w tym danych osobowych, informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową) tak, by zapobiec nieuprawnionemu dostępowi, co może zostać osiągnięte na przykład poprzez stosowanie odpowiednich metod szyfrowania.
Stanowisko UKNF podkreśla zadania stojące przez firmami inwestycyjnymi i bankami prowadzącymi działalność maklerską. W odpowiedzi na Stanowisko przed adresatami wytycznych UKNF stoi zadanie wprowadzenia odpowiednich procedur lub audytu już istniejących. Dokumentacja wewnętrzna dotycząca utrwalania kontaktów z klientami powinna określać w szczególności zadania pracowników związane z rejestracją kontaktów i wykonywaniem obowiązku informacyjnego.
Określone powinny zostać także zasady przechowywania i archiwizacji zarejestrowanego materiału obejmujące zarówno aspekty technologiczne związane z ochroną przechowywanych danych, jak i uwzględniające wymogi outsourcingowe, by zapewnić bezpieczne przekazanie takiej funkcji podmiotowi trzeciemu. Ponadto, weryfikacji powinny podlegać sposoby sporządzania notatek – Urząd nakazuje dostosowanie ich do wymogów Stanowiska do końca 2022 r.
Adresaci Stanowiska UKNF powinni także monitorować posiadane procedury oraz wykonywane na ich podstawie czynności – szczególną rolę UKNF przewidział dla komórki compliance. Co za tym idzie UKNF uszczegółowił kolejny obszar, który siłą rzeczy stanowi nowe wyzwanie dla firm inwestycyjnych i banków prowadzących działalność maklerską – zarówno z perspektywy organizacyjnej jak i prawnej.