RODO nakłada na administratorów danych osobowych obowiązek realizacji zasady ograniczenia przechowywania danych. Oznacza to, że danych nie można przetwarzać dłużej, niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celów przetwarzania. Należy wyznaczyć tzw. okresy retencji, czyli okresy, po upływie których dane zostaną usunięte.
Wymóg wskazania okresów retencji danych osobowych dotyczy każdego administratora danych, niezależnie od wielkości organizacji, jej formy prawnej czy sektora. Jest to niezbędne m.in. do przygotowania poprawnej treści klauzul obowiązku informacyjnego oraz do wypełnienia wymaganego przez RODO Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP).
Określenie okresów retencji nie jest jednak łatwe: wymaga zbilansowania interesu administratora danych oraz praw podmiotów danych chronionych przez RODO. Wyznaczenie nieprecyzyjnego lub zbyt długiego okresu retencji bez właściwego uzasadnienia naraża organizację na ryzyko prawne. Z kolei wskazanie zbyt krótkiego okresu może szkodzić działalności administratora danych.
Nasza Kancelaria oferuje wsparcie w weryfikacji okresów retencji danych osobowych oraz przygotowaniu polityki retencji danych. W ramach usługi:
Kiedy wspieramy klienta w ustaleniu okresów retencji danych, poświęcamy szczególną uwagę uwzględnieniu jego zapotrzebowania biznesowego i organizacyjnego. Dotyczy to m.in. uzasadnionych interesów klienta, w tym potencjalnej niezbędności przetwarzania danych do celów związanych z ustaleniem lub dochodzeniem roszczeń (w takiej sytuacji istotne są przede wszystkim okresy przedawnienia roszczeń wynikające z Kodeksu Cywilnego).
Robimy to od początku obowiązywania przepisu, czyli od 2018 r. Nasz Zespół posiada udokumentowane doświadczenia w przygotowywaniu polityk retencji danych osobowych. Opracowaliśmy je dla szeregu różnych klientów: od podmiotów publicznych po spółki prawa handlowego działające w ramach grup kapitałowych lub grup przedsiębiorców. Łączymy najwyższy poziom wiedzy prawniczej z doskonałą orientacją w realiach działania naszych klientów. Pozwala nam to wskazać okresy retencji, które najlepiej pasują do konkretnych uwarunkowań i specyfiki działalności klienta.
Ustalenie okresów retencji danych osobowych to jedno z najważniejszych wyzwań związanych z zapewnieniem zgodności z RODO. Skontaktuj się z nami i wykorzystaj naszą wiedzę do zabezpieczenia swoich interesów i bezpieczeństwa prawnego!