Sortuj wg
Najnowszej
Najpopularniejszej

Jednolity Plik Kontrolny – sprawdź czy Twój dostawca systemu księgowego ma obowiązek dostarczyć aktualizację bez dodatkowych opłat

N

Nieuchronnie zbliża się data wejścia w życie obowiązku przekazywania organom skarbowym ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w jednolitym formacie elektronicznym –  za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego. Obowiązek ten ostatecznie dotknie wszystkich przedsiębiorców; najszybciej nastąpi to w przypadku dużych przedsiębiorców, bo już 1 lipca 2016 r.!

Aby zapewnić spełnienie tego obowiązku, a zarazem uniknąć dotkliwych sankcji karno-skarbowych, przedsiębiorcy muszą zadbać o wprowadzenie odpowiedniej funkcjonalności do stosowanych systemów obsługi księgowej. Implementacja funkcji generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego nie jest zadaniem trywialnym. W większości przypadków wymagać będzie znacznych nakładów pracy, zróżnicowanych w stosunku do skomplikowania używanego w przedsiębiorstwie systemu lub systemów. Do samego stworzenia i wdrożenia odpowiedniej aktualizacji należy dodać też konieczność późniejszego wsparcia oprogramowania. Z uwagi na to, należy spodziewać się, że dostawcy systemów informatycznych będą dokonywać tej koniecznej dla wszystkich przedsiębiorców aktualizacji za znacznym wynagrodzeniem.

Jednak w wielu przypadkach może okazać się, że dostawca jest zobowiązany do dostarczenia takiej aktualizacji bez żadnych dodatkowych kosztów po stronie przedsiębiorcy. Odpowiednie postanowienia zawarte w umowie na wdrożenie oprogramowania służącego do obsługi księgowej mogą zapewnić, że dostarczenie aktualizacji umożliwiającej generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego będzie zawarte w wynagrodzeniu za wdrożenie.

Poniższe informacje pomogą Ci zweryfikować czy i kiedy będziesz zobligowany do dostarczania organom skarbowym informacji w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz czy umowa z Twoim dostawcą systemu księgowego może obejmować dostarczenie koniecznej aktualizacji systemu.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek?

Dane podlegające udostępnieniu w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego zostały podzielone na dwa rodzaje, pod kątem sposobu ich udostępniania organom podatkowym:

  1. Księgi podatkowe i dowody księgowe  – plik składany do organu podatkowego na każde żądanie organu podatkowego;
  2. Rejestry sprzedaży i zakupów VAT – plik składany do organu podatkowego za okresy miesięczne, do 25 dnia każdego miesiąca, bez wezwania organu podatkowego.

Obowiązek w stosunku do tych dwóch rodzajów informacji powstanie w różnych terminach.

 

Księgi podatkowe w strukturze JPK

(wysyłane na żądanie organu)

Rejestry sprzedaży i zakupów VAT w strukturze JPK

(wysyłane co miesiąc – bez żądania)

Duzi przedsiębiorcy:

 

- 250 lub więc pracowników średniorocznie

- obrót netto > 50 mln euro lub bilans roczny > 43 mln euro

1 lipca 2016 r.

1 lipca 2016 r.

Średni przedsiębiorcy:

- mniej niż 250 pracowników średniorocznie

- obrót netto < 50 mln euro lub bilans roczny < 43 mln euro

1 lipca 2018 r.

1 lipca 2017 r.

Mali przedsiębiorcy:

- mniej niż 50 pracowników średniorocznie

- obrót netto lub bilans roczny < 10 mln euro

1 lipca 2018 r.

1 stycznia 2017 r.

Mikro przedsiębiorcy:

- mniej niż 10 pracowników średniorocznie

- obrót netto lub bilans roczny < 2 mln euro

1 lipca 2018 r.

1 stycznia 2018 r.

Niedostosowanie się do wymogów skutkuje odpowiedzialnością karno-skarbową, a pierwszych e-kontroli można spodziewać się wśród dużych przedsiębiorców już od 25 sierpnia 2016 r.

Co obejmuje Jednolity Plik Kontrolny?

Zgodnie z informacją umieszczoną na stronie Ministerstwa Finansów, struktura logiczna Jednolitego Pliku Kontrolnego została podzielona na.:

  1. Księgi rachunkowe;
  2. Wyciągi bankowe;
  3. Magazyn;
  4. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT;
  5. Faktury VAT;
  6. Podatkowa księga przychodów i rozchodów;
  7. Ewidencja przychodów.

Każda z nich obejmuje swoim zakresem dane identyfikujące podatnika oraz jego system księgowy. Dostęp do tych struktur umożliwi organom podatkowym wykonanie szeregu testów, które w prosty sposób pozwolą wykazać nieprawidłowości i zweryfikować spójność przesyłanych danych.

Czy jako Zamawiający mogę domagać się od mojego Dostawcy aktualizacji oprogramowania księgowego w zakresie Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy uważnie przyjrzeć się postanowieniom łączącej Zamawiającego i Dostawcę umowy na wdrożenie oprogramowania służącego do obsługi księgowej. Szczegółowa analiza umowy może zaowocować znacznymi oszczędnościami po stronie Zamawiającego, wynikającymi z braku konieczności zapłaty odrębnego wynagrodzenia za implementację aktualizacji dotyczącej Jednolitego Pliku Kontrolnego.

W pierwszej kolejności należy poszukać w umowie postanowień, których brzmienie wskazuje na to, że Dostawca zobowiązany jest do aktualizacji oprogramowania stosownie do zmieniających się przepisów prawa.

Jeżeli w umowie znajdują się takie klauzule, z dużym prawdopodobieństwem będą stanowiły podstawę do domagania się od dostawcy aktualizacji w zakresie Jednolitego Pliku Kontrolnego w ramach ustalonego wynagrodzenia za wdrożenie oprogramowania. Należy przygotować się na to, że Dostawca niechętnie przystanie na wdrożenie tej skomplikowanej aktualizacji bez dodatkowego wynagrodzenia. Aby zyskać pewność swojej racji oraz mocne argumenty z negocjacjach z Dostawcą, warto skonsultować postanowienia umowy wdrożeniowej z kompetentnym prawnikiem.